Aviso de Privacidad

1. Identidad y domicilio del Responsable

Nominativa Technologies S.A. de C.V., que opera comercialmente bajo la marca “Nominativa” (en lo sucesivo, “Nominativa” o el “Responsable”), con domicilio en Carolina 80, oficina 1, Ciudad de los Deportes, Benito Juárez, Ciudad de México, México, y sitios web www.nominativa.mx, es responsable del tratamiento de sus datos personales conforme al presente Aviso de Privacidad, en cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la “Ley”), su Reglamento y demás disposiciones aplicables.

Para cualquier asunto relacionado con la protección de sus datos personales, Nominativa ha designado un Departamento de Datos Personales, al que puede contactar en el correo electrónico privacidad@nominativa.mx o en el domicilio antes señalado.

2. Carácter en el que Nominativa trata datos personales

Nominativa presta servicios de software y servicios administrados de nómina, cumplimiento fiscal y laboral. En función del origen de los datos, Nominativa actúa en dos calidades distintas:

• Como Responsable, cuando trata datos de sus clientes, prospectos, proveedores, usuarios de sus plataformas y visitantes de sus sitios web, para las finalidades descritas en este Aviso.
• Como Encargado, cuando trata datos personales de trabajadores, beneficiarios y demás personas cuya información es cargada o transmitida por sus clientes (empleadores) para la operación de los servicios de nómina y cumplimiento. En estos casos, el responsable del tratamiento es el cliente (empleador), y Nominativa trata dichos datos exclusivamente conforme a sus instrucciones, al contrato de prestación de servicios correspondiente y a la Ley. Los titulares de estos datos deberán ejercer sus derechos directamente ante su empleador; sin perjuicio de ello, Nominativa colaborará con sus clientes para atender dichas solicitudes.

3. Datos personales sometidos a tratamiento

Nominativa podrá recabar y tratar, según la relación que usted tenga con nosotros, las siguientes categorías de datos personales:

• Datos de identificación: nombre completo, firma, fecha de nacimiento, nacionalidad, identificación oficial, Registro Federal de Contribuyentes (RFC), Clave Única de Registro de Población (CURP) y Número de Seguridad Social (NSS).
• Datos de contacto: domicilio, correo electrónico y número telefónico.
• Datos laborales: puesto, empresa, área, historial y condiciones laborales, percepciones, deducciones e incidencias de nómina.
• Datos patrimoniales y financieros: cuentas bancarias y CLABE interbancaria, información fiscal y de facturación, así como información crediticia cuando resulte necesaria para la prestación de los servicios.
• Datos de uso y navegación: dirección IP, identificadores de dispositivo, datos de geolocalización aproximada, tipo de navegador, registros de actividad (logs) y cookies, recabados de forma automática al utilizar nuestros sitios y plataformas.

Datos personales sensibles. En ciertos supuestos —por ejemplo, cuando los servicios contratados incluyen la administración de prestaciones o beneficios de salud, incapacidades o seguros— Nominativa podrá tratar datos de salud, los cuales tienen el carácter de datos personales sensibles. El tratamiento de datos personales sensibles se realizará únicamente cuando sea estrictamente necesario para las finalidades informadas y, cuando la Ley así lo exija, previo consentimiento expreso y por escrito del titular o conforme a las instrucciones del empleador responsable. Los datos patrimoniales y financieros se tratarán previa obtención de su consentimiento expreso, salvo las excepciones previstas en la Ley.

Nominativa no recaba ni solicita deliberadamente datos personales de menores de 18 años.

4. Finalidades del tratamiento

4.1 Finalidades primarias (necesarias; no requieren su consentimiento adicional)

• Verificar y confirmar su identidad, así como crear, configurar y administrar su cuenta y perfil de usuario.
• Prestar, operar y mantener los servicios contratados de nómina, timbrado, cumplimiento fiscal y laboral, y funcionalidades asociadas.
• Cumplir las obligaciones derivadas de la relación jurídica o contractual con usted o con la empresa que representa.
• Procesar pagos, facturación y cobranza.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales, laborales y de seguridad social aplicables, incluidas las presentaciones ante autoridades competentes (SAT, IMSS, INFONAVIT, entre otras).
• Atender solicitudes de soporte, aclaraciones, quejas e incidentes de seguridad.
• Garantizar la seguridad de la información, prevenir fraudes y usos no autorizados de las plataformas.

4.2 Finalidades secundarias (no necesarias; requieren su consentimiento)

• Envío de comunicaciones comerciales, promocionales e informativas sobre productos y servicios de Nominativa.
• Elaboración de estudios de mercado, encuestas de satisfacción y análisis estadísticos con fines de mejora de los servicios.
• Personalización de contenidos y de la experiencia de uso de nuestros sitios y plataformas con fines mercadotécnicos.

Si usted no desea que sus datos personales sean tratados para las finalidades secundarias, puede manifestarlo en cualquier momento enviando un correo a privacidad@nominativa.mx o siguiendo las instrucciones de baja incluidas en cada comunicación. La negativa al tratamiento para finalidades secundarias no será motivo para negarle los servicios.

Si Nominativa pretendiera tratar sus datos personales para una finalidad distinta a las establecidas en este Aviso, recabará nuevamente su consentimiento de forma previa.

5. Consentimiento

Salvo en los casos en que la Ley exija consentimiento expreso (por ejemplo, tratándose de datos personales sensibles o de datos patrimoniales y financieros), se entenderá que usted consiente tácitamente el tratamiento de sus datos personales conforme a este Aviso de Privacidad si, una vez puesto a su disposición, no manifiesta su oposición a través de los medios aquí indicados.

6. Transferencias de datos personales

Nominativa podrá transferir sus datos personales, dentro y fuera del país, sin requerir su consentimiento, en los supuestos previstos en el artículo 36 de la Ley, incluyendo transferencias a:

• Autoridades fiscales, laborales y de seguridad social, cuando sea necesario para la prestación de los servicios o para el cumplimiento de obligaciones legales.
• Sociedades controladoras, subsidiarias o afiliadas de Nominativa que operen bajo los mismos procesos y políticas internas de protección de datos.
• Instituciones bancarias y financieras, para el procesamiento de dispersiones y pagos inherentes a los servicios.
• Terceros, cuando la transferencia sea necesaria para el mantenimiento o cumplimiento de una relación jurídica entre el Responsable y el titular, o por virtud de un contrato celebrado o por celebrar en su interés.
• Autoridades competentes, en cumplimiento de una orden judicial, resolución o mandato fundado y motivado.

Cualquier transferencia distinta de las anteriores que requiera su consentimiento conforme a la Ley le será informada de manera previa, comunicándole este Aviso de Privacidad y las finalidades correspondientes, a efecto de que, en su caso, manifieste su aceptación o negativa.

Cláusula de aceptación de transferencias. Si usted no manifiesta su negativa a las transferencias que requieren consentimiento a través de los medios de contacto señalados en este Aviso, se entenderá que ha otorgado su consentimiento para ellas, salvo en los casos en que la Ley exija consentimiento expreso.

Encargados y proveedores de servicios. Nominativa se apoya en proveedores que tratan datos personales por cuenta y bajo instrucciones de Nominativa (por ejemplo, servicios de infraestructura en la nube, timbrado, mensajería y análisis). Dichas remisiones no constituyen transferencias en términos de la Ley. Nominativa exige contractualmente a estos proveedores medidas de seguridad y confidencialidad equivalentes a las propias, incluso una vez terminada la relación contractual.

7. Derechos ARCO y medios para ejercerlos

Usted tiene derecho a Acceder a sus datos personales y a conocer las condiciones y generalidades de su tratamiento; a Rectificarlos cuando sean inexactos, incompletos o no estén actualizados; a Cancelarlos de los archivos, registros, expedientes y sistemas del Responsable cuando considere que no están siendo tratados conforme a los principios y deberes que establece la Ley; y a Oponerse a su tratamiento por causa legítima, o cuando sus datos sean objeto de un tratamiento automatizado que produzca efectos jurídicos no deseados o afecte de manera significativa sus intereses, derechos o libertades (los “Derechos ARCO”).

Para ejercer sus Derechos ARCO, presente su solicitud al Departamento de Datos Personales en privacidad@nominativa.mx o en el domicilio del Responsable, acompañando: (i) nombre del titular y domicilio o medio para comunicarle la respuesta; (ii) documentos que acrediten su identidad o, en su caso, la representación legal; (iii) la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que busca ejercer alguno de los Derechos ARCO; y (iv) cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de los datos.

Nominativa comunicará al titular la determinación adoptada en un plazo máximo de 20 (veinte) días hábiles contados desde la recepción de la solicitud, a efecto de que, de resultar procedente, se haga efectiva dentro de los 15 (quince) días hábiles siguientes. Los plazos podrán ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando así lo justifiquen las circunstancias del caso. El ejercicio de los Derechos ARCO será gratuito, salvo los gastos justificados de envío o el costo de reproducción en copias u otros formatos.

Si los datos personales fueron proporcionados a Nominativa por su empleador u otra entidad para la operación de los servicios (véase la sección 2), le recomendamos dirigir su solicitud directamente al responsable correspondiente; Nominativa canalizará y colaborará en la atención de dichas solicitudes conforme al contrato aplicable.

8. Revocación del consentimiento y limitación de uso o divulgación

Usted podrá revocar en cualquier momento el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales, así como limitar su uso o divulgación, siguiendo el mismo procedimiento previsto para el ejercicio de los Derechos ARCO. Tenga en cuenta que la revocación no tendrá efectos retroactivos y que en ciertos casos no será posible atenderla de forma inmediata, cuando exista una obligación legal o contractual que requiera continuar con el tratamiento.

9. Cookies y tecnologías de rastreo

Nuestros sitios web y plataformas utilizan cookies y tecnologías similares que recaban de forma automática datos de uso y navegación (dirección IP, identificadores de dispositivo, tipo de navegador, páginas visitadas y patrones de uso) con el propósito de operar los servicios, mantener la seguridad de la sesión, medir el desempeño de los sitios y, previo consentimiento cuando resulte aplicable, personalizar contenidos. Usted puede deshabilitar o limitar las cookies mediante la configuración de su navegador o dispositivo; hacerlo puede afectar la disponibilidad de algunas funcionalidades.

10. Medidas de seguridad

Nominativa ha establecido y mantiene medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas diseñadas para proteger sus datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizado, acordes con el tipo de datos tratados —incluidos los sensibles, patrimoniales y financieros— y con los riesgos inherentes. Asimismo, Nominativa implementa controles para que todas las personas que intervienen en el tratamiento de sus datos guarden confidencialidad respecto de éstos, obligación que subsiste aun después de finalizada la relación con Nominativa.

En caso de que ocurra una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa sus derechos patrimoniales o morales, Nominativa se lo informará de manera oportuna a través de los medios de contacto disponibles, a fin de que pueda tomar las medidas correspondientes.

11. Autoridad competente

Si usted considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puede acudir ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad competente en materia de protección de datos personales en posesión de los particulares, para presentar la denuncia o iniciar el procedimiento de protección de derechos que corresponda.

12. Cambios al Aviso de Privacidad

Nominativa podrá modificar o actualizar el presente Aviso de Privacidad en cualquier momento, para atender novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos derivados de los servicios. Cualquier modificación será puesta a su disposición a través de la publicación de la versión actualizada en www.nominativa.mx, con la indicación de la fecha de última actualización y, cuando los cambios sean sustanciales respecto de las finalidades del tratamiento, se lo comunicaremos además por correo electrónico u otros medios y, en su caso, recabaremos nuevamente su consentimiento.